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Category: Data & AnalyticsNo API key required

阿拉丁·档案借阅管家工坊

借阅记录一键稽核：逾期未还、证照外借、保密审批、离职未还，12 条规则 + 评分门禁，离线出 HTML 看板/整改清单/台账三件套。

personAuthor: user_d18c97eahubcommunity
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阿拉丁·档案借阅管家工坊 (aladin-archive-forge)

阿拉丁出品 · 办公台账稽核系列。把散落在档案室登记本、证照借用申请单里的借阅记录，一键变成「谁借了什么、该还不还、有没有审批、离职的人手里还攥着几份档案」的答案。

每家公司都有档案室和证照柜：营业执照、公章、合同原件、人事档案、资质证书……它们被借来借去，但很少有人盯着归还。本技能用 12 条稽核规则 + 100 分制门禁，让行政、档案管理员和 IT 在 1 分钟内看清全局：证照借出去半年没还、离职同事手里还压着三份合同、公章外借没走审批、外部单位借了资料没签收。

何时触发

  • 「帮我统计一下这个月档案借阅情况 / 证照借出登记」
  • 「这些借阅记录帮我做个稽核看板 / 档案审计」
  • 「查一下有没有证照逾期没还 / 离职的人是不是还拿着档案」
  • 「外部单位借的资质材料合不合规 / 有没有外部借阅审批」
  • 「保密档案（合同/人事/财务）出借有没有走审批」
  • 「archive lending audit / credential borrow register / document checkout tracking」

何时不触发

  • 要实际把档案从柜子里取出来或送还——本技能只稽核登记记录，不接触实物
  • 要对接档案管理系统/电子档案库实时抓取流水——本技能只读离线导出的登记文件
  • 要管理档案的编目、密级划分、数字化扫描——那是档案整理的事，本款只管「借出与归还」
  • 要做档案库房温湿度、防蛀防霉等实体保管——与借阅行为无关
  • 要查文件正文内容是否涉密——本技能只依据登记的档案类别/名称做敏感词匹配，不读正文
  • 要做员工档案的入离职手续办理——本技能只核对「借阅人是否在册/是否离职」

能做

  1. 读取借阅记录 CSV/TSV/JSON（多文件合并），中文表头别名自动识别，GB18030 编码自适应
  2. 日期四格式、¥/万金额自动清洗归一，完全重复行去重
  3. 内置敏感档案类别库（证照/公章/合同/人事/财务/资质等），可用 --sensitive 换成自己的词表
  4. 借阅状态自动推导：在借未还 / 已归还 / 逾期未还，逾期天数自动计算
  5. AR1-AR12 十二条规则稽核 + P0/P1/P2 分级 + 100 分制 + LEAN/WATCH/ALERT 门禁
  6. --staff/--leavers 名单联动，揪出幽灵借阅人与离职未还
  7. 输出三件套：HTML 借阅看板（评分环+KPI+风险表+借阅台账）、Markdown 整改清单（checkbox 可勾选）、utf-8-sig CSV 台账（Excel 直接打开）

不做

  1. 不联网、不调用任何在线接口，数据不出本机
  2. 不对接档案系统、电子档案库或门禁，不实时监控
  3. 不接触档案实物，不执行取件/送还等操作
  4. 不读取文件正文内容，只依据登记的档案类别与名称做敏感词匹配
  5. 不管档案编目、密级划分、库房实体保管（与借阅台账分工明确）

输入输出规范

输入：借阅记录文件（CSV/TSV/JSON，必需，可多个）；可选 --staff 在册名单、--leavers 离职名单、--sensitive 自定义敏感类别词表（txt 每行一词）。 表头支持中文别名：借出日期/借阅人/部门/档案编号/档案名称/档案类别/用途/审批/应还日期/归还日期/归还签收人/外部借阅（详见 references/data-contracts.md）。

输出（全部落在 -o 指定目录）：

  • archive_dashboard.html 借阅看板：评分环 SVG + 门禁横幅 + 6 KPI + 风险表 + 借阅台账
  • archive_actions.md 整改清单：P0 当日 / P1 一周 / P2 建议三档 checkbox + 借阅管理检查单
  • archive_ledger.csv 归一化台账 14 列，含状态/逾期天数/风险标记，utf-8-sig 编码 Excel 直开

工作流

Step 1：清洗归一（archive_ingest）

python scripts/archive_ingest.py 借阅记录.csv [更多文件...] \
  [--staff 在册名单.txt] [--leavers 离职名单.txt] [--sensitive 敏感词.txt] \
  -o archive_ir.json

产出中间层契约 aladin.archive-ir/v1。表头无法识别、文件为空、全部行无有效数据时报错退出（exit=2），不吞错。

Step 2：规则稽核（archive_audit）

python scripts/archive_audit.py archive_ir.json -o archive_audit.json \
  [--overdue 30] [--batch 5] [--long 365]

执行 AR1-AR12 十二条规则（速览见下表，详解见 references/audit-rules.md），输出 aladin.archive/v1 契约：发现清单 + KPI + 评分门禁 + 联动建议。阈值全部可调。

| 规则 | 级别 | 说明 | |------|------|------| | AR1 | P0 | 逾期未还且无审批（应还日已过、未归还、无延期审批） | | AR2 | P0 | 敏感档案（证照/公章/合同/人事/财务）出借无审批 | | AR3 | P0 | 离职人员仍持有档案（未归还，账号未回收） | | AR4 | P1 | 关键字段缺失（借阅人/借出日/档案编号/应还日） | | AR5 | P1 | 借阅人不在在册名单（幽灵借阅） | | AR6 | P1 | 借阅用途空白/不明 | | AR7 | P1 | 外部单位/外部人员借阅无外部借阅审批 | | AR8 | P1 | 同一人同一档案重复借阅 ≥3 次且无合理说明 | | AR9 | P2 | 归还后无签收人/无核销记录 | | AR10 | P2 | 证照类档案逾期归还（已还但超应还日） | | AR11 | P1 | 批量借出（同一人单日借 ≥5 份）无审批 | | AR12 | P2 | 长期借出（≥365 天）未做状态盘点 |

评分：P0 扣 25 / P1 扣 8 / P2 扣 3。门禁：无 P0 且 ≥90 分 LEAN；有 P0 或 <60 分 ALERT；其余 WATCH。

Step 3：生成报告（archive_report）

python scripts/archive_report.py archive_audit.json -o 输出目录 [--title "7月档案借阅稽核"]

一次产出 HTML 看板 + MD 整改清单 + CSV 台账三件套。

复用资源

| 文件 | 用途 | 加载时机 | |------|------|----------| | references/audit-rules.md | AR1-AR12 规则详解：判定条件、阈值参数、处置建议 | 需要解释某条发现或调阈值时加载 | | references/data-contracts.md | 输入表头别名全表 + aladin.archive-ir/v1、aladin.archive/v1 契约字段说明 | 准备输入数据或对接下游时加载 | | references/usage-examples.md | 3 个完整场景示例（月度稽核/证照逾期排查/外部借阅合规）+ 最佳实践 + FAQ | 首次使用或用户问「怎么用」时加载 |

重要约束

  • 数据不出本机：全流程纯 Python 标准库离线运行，不联网、不上传、不调用第三方服务（→ Trust）
  • 不吞错：输入无法解析、契约不匹配一律报错退出 exit=2，绝不静默产出半份报告（→ Reliability）
  • 结果可复现：同一输入双跑输出逐字节一致，稽核结论可追溯到具体规则与记录（→ Reliability)
  • 只稽核不执行：不接触档案实物与后台系统，发现问题只给处置建议，由人决策（→ Trust）
  • 阈值透明可调：逾期天数/批量份数/长期借出天数等阈值全部命令行可调并写入结果契约（→ Convention）
  • 表头中立：兼容常见档案登记本与电子表表头，不绑定任何特定档案系统（→ Adaptability）

更新日志

  • 1.0.0：首发。三脚本流水线（ingest/audit/report）、AR1-AR12 十二规则、100 分制门禁 LEAN/WATCH/ALERT、HTML/MD/CSV 三件套、敏感类别词库可定制、staff/leavers 名单联动。