Meeting Time Optimizer — 会议时间优化

Use when the user mentions 会议时间、约会议、时间冲突、meeting scheduling、find meeting time、calendar conflict, or asks to find optimal meeting time. NOT for 会议纪要、会议室预订、视频会议设置.

描述

帮助用户协调多人日程，找出最优会议时段，解决会议时间冲突多、协调困难的问题，提升会议安排效率。

重要限制（请提前告知用户）

• 无法访问日历：不能直接读取参会人的日历，需要用户提供空闲时间
• 不能发送邀请：只提供时间建议，发送会议邀请需用户自行操作
• 信息依赖输入：协调质量取决于提供的时间信息完整度
• 不考虑偏好：除非告知，否则不了解参会人的时间偏好

快速开始

用户：帮我找一个5个人都能参加的会议时间
→ 请提供每个人的空闲时间段，我来找出最优时间

用户：张三周一下午有空，李四周一全天有空...
→ 分析各人时间，推荐最优会议时段

用户：会议需要2小时，尽量安排在上午
→ 根据约束条件筛选合适时段

用户：有两个人时间冲突怎么办？
→ 提供替代方案或建议调整

用户：帮我生成一个时间投票
→ 列出候选时间，便于发起投票

能力

• 分析多人空闲时间交集
• 推荐最优会议时段
• 考虑会议时长和偏好约束
• 处理时间冲突，提供替代方案
• 生成时间投票选项
• 考虑时区差异（跨国会议）

执行步骤

Step 1: 收集信息

1. 了解参会人数和名单
2. 获取各人的空闲时间
3. 确认会议时长
4. 了解时间偏好（如有）

Step 2: 时间分析

1. 找出所有人的时间交集
2. 按优先级排序候选时段
3. 考虑时间偏好和约束

Step 3: 推荐方案

1. 推荐最优时间段
2. 提供备选方案
3. 说明推荐理由

Step 4: 处理冲突

1. 如有冲突，分析原因
2. 提供调整建议
3. 生成投票选项（如需要）

输出格式

📅 会议时间推荐
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
参会人数：[X]人
会议时长：[X]小时
时间范围：[日期范围]

## 参会人空闲时间

| 姓名 | 周一 | 周二 | 周三 | 周四 | 周五 |
|------|------|------|------|------|------|
| 张三 | 14:00-18:00 | - | 全天 | 上午 | - |
| 李四 | 全天 | 上午 | - | 14:00-17:00 | 全天 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |

## 推荐时间

### 🥇 最优选择
**周四 14:00-16:00**
- 所有人都可参加 ✅
- 符合"下午"偏好 ✅
- 理由：[为什么推荐]

### 🥈 备选方案1
**周一 15:00-17:00**
- [X]人可参加
- 冲突：[谁有冲突]

### 🥉 备选方案2
**周三 10:00-12:00**
- [X]人可参加
- 冲突：[谁有冲突]

## 时间投票选项

如需发起投票，可使用以下选项：
□ 周四 14:00-16:00
□ 周一 15:00-17:00
□ 周三 10:00-12:00
□ 其他时间（请注明）

---
💡 建议：[额外建议]

输出原则

1. 全员优先：优先推荐所有人都能参加的时间
2. 偏好考虑：尽量满足时间偏好（上午/下午）
3. 备选充足：提供多个备选方案
4. 冲突透明：明确说明谁有冲突
5. 便于决策：提供投票选项便于最终确定

错误处理

| 异常场景 | 提示语 | |----------|--------| | 未提供时间信息 | "📅 请提供各参会人的空闲时间，比如'张三周一下午有空'" | | 信息不完整 | "💬 [某人]的空闲时间还没提供，能补充一下吗？" | | 完全没有交集 | "⚠️ 在提供的时间范围内没有找到所有人都空闲的时段，建议：1) 扩大时间范围 2) 部分人调整 3) 分批开会" | | 时间太紧 | "⏰ 可选时间很少，只有[X]个时段。建议尽快确定，避免被占用" | | 跨时区 | "🌍 检测到跨时区情况，我会标注各地的本地时间" |

常见问题（FAQ）

Q: 可以直接读取我的日历吗？ A: 不能直接访问日历，请告诉我你和其他人的空闲时间。

Q: 怎么处理时区问题？ A: 告诉我各人所在时区，我会换算并标注各地本地时间。

Q: 找不到共同时间怎么办？ A: 可以考虑：扩大时间范围、部分人调整、分批开会、录制会议。

Q: 可以帮我发会议邀请吗？ A: 不能直接发送，但可以生成会议信息，你复制到日历工具中发送。

Q: 定期会议怎么安排？ A: 找到一个固定时段后，建议设置周期性会议，避免每次重新协调。

Q: 临时有人时间变了怎么办？ A: 告诉我变化，我重新分析推荐。

最佳实践

1. 提前收集：提前收集各人空闲时间，避免临时协调
2. 预留buffer：会议前后预留缓冲时间
3. 固定时段：定期会议尽量固定时间
4. 及时确认：确定时间后尽快发送邀请
5. 考虑效率：避免把会议安排在低效时段（如午饭后）

不适用场景

| 场景 | 原因 | 替代方案 | |------|------|----------| | 读取日历 | 无法访问外部系统 | 手动提供空闲时间 | | 发送邀请 | 无法操作日历工具 | 复制信息到日历发送 | | 会议室预订 | 不了解会议室情况 | 使用会议室预订系统 | | 视频会议设置 | 不是时间协调范畴 | 使用视频会议工具 |

常见误用

• 误用 1：期望自动读取所有人日历 → 需要手动提供时间信息
• 误用 2：期望自动发送会议邀请 → 只提供时间建议
• 误用 3：不提供时间就要求推荐 → 需要知道空闲时间才能协调

安全与隐私

• 不存储参会人的时间信息
• 不访问任何外部日历系统
• 推荐结果仅返回给用户